Rueda de prensa: cómo organizarla con éxito en 7 pasos

pasos para organizar una rueda de prensa

Una rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy potente que nos permite llegar a varios medios al mismo tiempo para dar una difusión más amplia a una misma noticia.

Consiste en convocar a periodistas de distintos medios para transmitir una noticia, con la diferencia de que los periodistas pueden participar con preguntas a lo largo de la presentación de la misma.

Cuándo convocar una rueda de prensa o enviar una nota de prensa

Una rueda de prensa sólo debería convocarse cuando merezca la pena, bien porque presentamos una gran primicia, una noticia realmente interesante, hagamos una demo de un producto en directo o tengamos como invitado a un personaje famoso.

Para el resto de noticias, nos bastará con una nota de prensa que enviaremos directamente a los medios de comunicación.

7 pasos para organizar una nota de prensa

Para tener éxito en la convocatoria de una rueda de prensa, te dejo 7 pasos que debes seguir para que vaya sobre ruedas y lo tengas todo controlado:

Tener algo que transmitir

Es importante tener algún mensaje, hecho o noticia lo suficientemente importante como para convocar a los medios.

Ningún periodista se acercará a la rueda de prensa si piensa que no va a conseguir algo relevante y provechoso de lo que luego pueda escribir.

Buscar una fecha apropiada

Si el mensaje es importante, elegir bien la fecha en la que tiene lugar la rueda de prensa es clave para el éxito de la misma.

Asegúrate de que tu rueda de prensa no coincide con otros eventos similares, o con otras convocatorias que puedan restar fuerza y afluencia a la tuya y ten en cuenta las fechas de cierre de los periódicos para elegir el mejor día.

Elegir la mañana para la convocatoria

En cuanto a la mejor hora para organizar una rueda de prensa, lo normal es que sean por la mañana para que los periodistas puedan tener tiempo para redactar la noticia y publicarla al día siguiente.

Ten en cuenta que, si hay televisiones, así también podrán hacer un directo o un reportaje.

Selecciona un lugar conveniente y preparado

Busca un local céntrico y de fácil acceso. Hay hoteles que cuentan con espacios preparados para hacer esta función si tu sede empresarial no cuenta con los requisitos necesarios.

Si es en un hotel, averigua qué capacidad de personalización tiene en local para incluir enaras y banderolas con el logo de tu compañía.

Comprueba también que los micros, el equipo de sonido y los audiovisuales funcionan correctamente y no te olvides de tener en cuenta el aforo.

Envía una Save The Date a los medios

Es la convocatoria que se envía a los medios anunciando brevemente qué es lo que vas a presentar en la rueda de prensa, dónde y cuándo va a tener lugar el encuentro.

Un buen asunto en el e-mail, un diseño cuidado y una selección de los medios adecuados hará que tu rueda de prensa tenga mayor afluencia y convocatoria.

Crear material para compartir en la rueda de prensa

Ahora que ya lo tienes todo organizado, queda preparar el material que se llevarán los periodistas, las fotos y las entrevistas que se realizarán durante la rueda de prensa.

Dossier de prensa

Prepara un buen documento con la noticia que te ha llevado a organizar la rueda de prensa. Puede ser una nota de prensa o un informe con las características de lo que estés presentando.

No te olvides de incluir datos, fotos e informes para que cuando el periodista redacte la noticia tenga toda la información disponible.

El dossier puede ser físico (una carpeta con toda la información en papel) o digital (un pendrive con la noticia y las fotos en alta resolución listas para publicar).

Fotos

Durante la rueda de prensa se realizarán varias fotos, por lo que es importante tener en cuenta la iluminación de la zona donde se haga la rueda de prensa, o incluso preparar un área para hacer un photocall con los entrevistados.

Entrevistas

Informa a los periodistas de qué personas podrán entrevistarse y cuándo. Si conoces con anterioridad las preguntas que se van a hacer, puedes preparar con el entrevistado las respuestas para evitar nervios y para asegurarnos de que las respuestas incluyen todos los datos que queremos transmitir.

Da las gracias

Y, por último, no te olvides de dar las gracias a todos los medios que hayan acudido a la rueda de prensa con un breve email de agradecimiento.

Alicia Martín Domingosalicia martin domingos 150x150 alumna del Master en Marketing y Comunicación Digital de IMF Business School.

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Una rueda de prensa es una herramienta de comunicación muy potente. Conoce cómo organizar una de forma efectiva para alcanzar los objetivos.