* Fase de PREPARACIÓN

• Determinación de objetivos y grupoEn la primera etapa de la implementación de esta técnica se deberá establecer con claridad el objetivo para el cual se quiere implantar y cuáles son los candidatos a evaluar. Esta determinación debe ser realizada, de forma conjunta, con el máximo responsable del área en la cual se debe satisfacer la necesidad de personas.

  La definición del objetivo y grupo de evaluados es de especial importancia, puesto que las características de un centro de evaluación son distintas, ya se trate de realizar una selección externa o interna, o bien, para detectar necesidades de formación, etc. Por lo tanto, es necesario realizar un diseño adecuado y específico para cada caso particular.

• Rol y selección de los observadores Una característica de esta técnica de evaluación grupal es su carácter consensual. Cada uno de los observadores debe aportar a la evaluación sus observaciones y comentarios, y no puede excluirse de la responsabilidad de la elaboración y recomendaciones del informe final.

  Resulta importante que se tenga en cuenta la necesaria objetividad en el desempeño de los observadores y traten siempre de referir sus juicios y evaluaciones a hechos objetivos.

  Una regla fundamental que deben respetar los observadores es la de no formular opiniones o anticipar evaluaciones en el desarrollo de la actividad. Ello implica, por ejemplo, abstenerse de involucrarse en situaciones cómicas o a soportar con estoicismo ciertos planteamientos en el desarrollo de las discusiones.

  El principio de igualdad en el trato y en las oportunidades para todos los participantes, debe limitar la participación de los observadores en todo momento.

  Es importante que las personas que ejerzan como observadores, conozcan perfectamente la tarea a realizar pero no se requieren habilidades o conocimientos especiales vinculados al área del comportamiento. Sí es importante lograr que el conjunto de observadores afectados a cada grupo tengan una buena relación entre sí y no arrastren prejuicios que puedan afectar a las discusiones de evaluación.

• Rol del moderador
  El moderador será una persona con formación profesional en Ciencias Sociales o del área de RR HH. Su rol consiste esencialmente en:

• • Facilitar el funcionamiento del grupo. Deberá impartir y explicar las distintas consignas, promover el arranque inicial del grupo y moderar y contener eventuales desviaciones en el proceso grupal.
  • No es necesario que promueva una participación equilibrada de todos los integrantes, ya que dicha participación es en sí una variable a evaluar. Sí debe poner límites a personalidades agresivas o avasallantes que pudieran manifestarse.
  • Coordinar el funcionamiento del grupo de observadores y servirle de soporte técnico.El moderador deberá ser una persona que posea talento para la conducción de grupos, equilibrio y ecuanimidad.

• Estructuración de las pruebas A partir de la determinación del perfil del puesto, se deberán elegir los ejercicios que se consideren más adecuados, donde los evaluados puedan mostrar las capacidades requeridas para la tarea que se busca, así como las conductas observables establecidas en el perfil.

  Entre las pruebas o ejercicios a aplicar se encuentran:

• • Warming.
  • Presentación interactiva.
  • Presentaciones cruzadas.
  • Cuestionario de intereses y expectativas.
  • Método de casos.
  • Bandeja de entrada.
  • Dinámicas de grupo.
  • Role playing.
  • Entrevistas individuales.

• Preparación y organización de la actividad En la organización del grupo de evaluación se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

• • Recepción y ubicación de los participantes.
  • Indicación sobre aspectos logísticos.
  • Disposición de los observadores.

*Fase de DESARROLLO

• Entrenamiento de los observadores Un adecuado entrenamiento de los observadores permitirá una significativa cantidad de beneficios, entre los que cabe mencionar:
  • Tiempo. Un adecuado entrenamiento permitirá profundizar la percepción y compresión del mecanismo por parte de los observadores y evitará preguntas y dudas en el desarrollo de los grupos de evaluación.
  • Calidad. Al tomar contacto con la mecánica de los grupos de evaluación en sesiones de entrenamiento diseñadas al efecto, los observadores podrán discutir previamente las conductas a observar, así como los problemas típicos de la evaluación de personas (efecto de halo, efectos de contraste y similitud, primera impresión, etc.).
  • Ética. Tampoco parece razonable que los observadores hagan su práctica de evaluación haciendo recaer el costo de la misma en postulantes o candidatos.

  En principio, el entrenamiento de los observadores deberá consistir esencialmente en la propia vivencia de los ejercicios que constituyen el diseño con el cual se trabajará. Ello evitará sorpresas o distracciones en las reuniones.

• Recepción de los participantes. Explicación de objetivos y desarrollo de la actividad
  Una vez efectuadas las citaciones con indicación de lugar, fecha, hora, etc. en que se desarrollará la tarea del grupo de evaluación, se deberá proveer la adecuada recepción y ubicación de los participantes.Al iniciar la actividad se realizará una presentación que se referirá a los siguientes temas:
  • Objetivo de la sesión.
  • Presentación de la empresa (en el caso de selecciones externas).
  • Descripción de las actividades a desarrollar y tiempo del que disponen para realizar cada prueba.
  • Invitación a ratificar el deseo de participar (con opción a retirarse si no desea continuar) y motivación a emprender la actividad.

• Observación y evaluación de conductas La observación aplicada a la selección en una organización, engloba todos los procedimientos utilizados para recoger información sobre personas, a través de los sentidos y de diversos instrumentos, que permitan sistematizar y utilizar esos datos en la toma de decisiones.

  La observación implica, en este caso, los siguientes elementos:

  

  Fig. 8. Elementos del proceso de observación

  La observación que se puede realizar en el proceso de selección a través de la aplicación de pruebas de grupo se denomina observación directa cuasi-experimental, que se refiere a la observación de situaciones y realidades presentes y se realiza a través de los sentidos.

  En este tipo de observación, las situaciones son provocadas artificialmente por el observador o, por lo menos, existe una cierta preparación y control de éste sobre las condiciones de la situación observada.

  Durante la prueba se deben tomar notas con objeto de registrar todas las conductas que se observen. Estas notas serán reflejo de lo que el observador ha visto y oído durante su desarrollo.

  Estas notas deben ser lo más objetivas posibles, sin conclusiones ni interpretaciones. Son sólo para recordar más tarde todo lo ocurrido.

  Ejemplo:
  En una dinámica de grupo, uno de los observadores ha realizado las siguientes anotaciones:

  • Hacía un tiempo muy bueno.
  • Su excitación mostraba que había participado.
  • Me tranquilizó con una sonrisa amistosa.
  • Iba vestido como un minero.
  • Los participantes estaban de pésimo humor; habían perdido el miedo.

  A la vista de las anotaciones, son muchas las preguntas que surgen por parte del resto de observadores: ¿Qué es lo que describe? ¿Hacía fresco o hacía calor? ¿Qué tipo de excitación mostraba? ¿Cómo sé que pretendía tranquilizarme? ¿Cómo es el traje de un minero? ¿Qué tiene que ver el pésimo humor con perder el miedo?

  Como se puede apreciar en este caso, las notas tomadas por el observador no son ni objetivas, ni concretas ni se ajustan a los hechos ocurridos. El observador ha anotado sus impresiones e interpretaciones personales de lo que ha visto y oído.

  Otro de los observadores ha realizado las siguientes anotaciones referentes a los mismos hechos que ha visto y oído:

  • Lucía el sol y la temperatura a la sombra era de 21 ºC.
  • La sangre caía sobre su cara y hablaba rápidamente, describiendo la revuelta.
  • Me miró y se sonrió.
  • Llevaba un mono azul, una chaqueta oscura de cuero y zapatos marrones del ejército.
  • Una decena de manifestantes hizo frente a la policía, gritando sin cesar: “¡la pasma a sus casas!” y otras frases inaudibles.

  Resultan evidentes las importantes diferencias entre las anotaciones realizadas por los distintos observadores para describir una misma situación observada.

  Una vez finalizada la prueba, el observador registra sus comentarios, los cuales deben tener las siguientes características:

  • Precisos.
  • Orientados a las conductas del candidato.
  • Referidos a las competencias especificadas para el puesto.

  Se puede utilizar un protocolo de registro de conductas, que consiste en una matriz en donde las líneas se individualizan con el nombre del participante y las columnas con las conductas a observar.

* Fase de CIERRE Y DEVOLUCIÓN

• Discusión de las evaluaciones Una vez concluido el proceso grupal y dispuestos los observadores de un espacio de tiempo para finalizar sus valoraciones, se reúnen todos para integrar sus apreciaciones y llegar a una toma de decisión, buscando el consenso sobre la evaluación del participante en cada competencia.

• Información de resultados a los participantes En todos los casos se deberá dar a los participantes un mínimo de información sobre los resultados del desarrollo de la evaluación grupal. En el caso particular de una selección externa, bastará con utilizar los medios habituales con los que la empresa notifica la desestimación del proceso de selección.

  En los casos de selección interna se deberán programar entrevistas con los participantes, resaltando las fortalezas observadas y planteando medidas de capacitación y desarrollo para las debilidades.