Los principales objetivos de la fase de preparación de la entrevista son:

• Hacer una preevaluación justa y objetiva. En el momento de hacer la valoración, el evaluador puede cometer incorrecciones que afecten a la validez y utilidad del sistema de evaluación.
• Elaborar un plan para la entrevista: cómo crear el ambiente adecuado, por dónde empezar, cómo concluir, etc.
• Asegurarse de que con todo ello el evaluado tendrá claro lo que se espera de él en el próximo período.

Con la preparación de la entrevista se sientan las bases para que su desarrollo posterior sea un proceso sencillo, para lo cual se deben tener en cuenta dos aspectos:

* Aspectos logísticos

El evaluador deberá convocar anticipadamente al evaluado para la entrevista, fijando una fecha y hora concreta, y le proporcionará la información e instrumentos necesarios para su preparación. La convocatoria se considera que debe realizarse aproximadamente con una semana de antelación.

Dentro de este apartado también pueden incluirse todos los aspectos relacionados con el entorno en el que se va a desarrollar la entrevista:

• Lugar privado.
• Sin prisas ni interrupciones.
• Con todo el material necesario.

* Planificación de la entrevista

El evaluador deberá:

• Estudiar en detalle el método de evaluación que va a tener que aplicar.
• Documentarse adecuadamente.
• Revisar, si es necesario, las funciones o cometidos del puesto.
• Asegurarse de que conoce cuál ha sido la actuación de la persona con relación a cada función o cometido.

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DEL NIVEL DE RENDIMIENTO

Uno de los aspectos más importantes en la etapa de preparación de la entrevista de evaluación es realizar adecuadamente la valoración del desempeño del evaluado. Para ello, además de evitar las “trampas” en las que se puede caer a la hora de realizar esa valoración, es necesario analizar las causas de los problemas de rendimiento.

Realizar este análisis es importante por varios motivos:

• En función de las causas, las medidas que se adopten para solucionar los problemas de rendimiento serán diferentes. Es decir, las causas del problema determinarán el plan de acción que ha de llevarse a cabo para que el rendimiento alcance el nivel deseado. Por ejemplo, el plan de acción que un evaluador puede establecer con su evaluado será diferente si ese bajo rendimiento es consecuencia de un problema de conocimiento o si es consecuencia de unos medios materiales insuficientes.

• La evaluación se verá afectada por las causas de ese rendimiento. Por ejemplo, un directivo evaluará a un colaborador con escaso rendimiento de forma diferente si la causa es debida a un problema de motivación o si es debida a un problema de calidad de los materiales.

• El acuerdo entre evaluador y evaluado a la hora de identificar los motivos de un rendimiento inadecuado permite eliminar tensiones entre ellos y predisponer al evaluado de forma más positiva hacia la elaboración y aplicación de un plan de acción encaminado a eliminar esas causas.

No obstante, realizar este análisis de las causas aunque aparentemente es sencillo, en la realidad se complica debido a que, en un número elevado de casos, los evaluadores responsabilizan directamente a los evaluados de ese rendimiento inadecuado, y en otros casos, los evaluados consideran que ese rendimiento inadecuado es consecuencia de factores externos.

Por lo tanto, ¿cómo se pueden determinar correctamente los motivos de un rendimiento inadecuado? Para ello, es necesario analizar las posibles razones a través de un acercamiento realista y metódico.

El rendimiento se obtiene por la combinación de tres aspectos principales:

• Capacidad: es el conocimiento, la habilidad, la experiencia que demuestra una persona en el desarrollo de las tareas o actividades de su puesto de trabajo.
• Voluntad: es el grado de motivación, compromiso y seguridad en sí mismo para desarrollar un determinado trabajo. Esta voluntad puede estar influida por un gran número de aspectos ajenos al trabajador, como recompensas o castigos, pero en última instancia es una cuestión interna. La cantidad de esfuerzo que se aplicará en una tarea determinada depende del trabajador.
• Factores externos: abarcan un extenso número de aspectos de la empresa que afectan en el rendimiento. Por ejemplo, los medios materiales, la calidad del propio jefe, incluso en determinados sectores una situación de mercado de recesión, son factores que pueden influir de forma decisiva en el rendimiento del evaluado.

Fig. 24. Factores que se combinan en el rendimiento

Es necesario tener en cuenta que el rendimiento depende de los tres factores mencionados. La presencia de uno solo de estos aspectos no es suficiente para conseguir el rendimiento deseado; sin embargo, la ausencia o el bajo nivel de uno de los factores puede originar un rendimiento inadecuado. Así, por ejemplo, la realización de un gran esfuerzo por parte de un trabajador no se traducirá en el rendimiento deseado si no se tienen los conocimientos para desarrollar ese trabajo. Por el contrario, si el trabajador no se esfuerza, irremediablemente el rendimiento será inadecuado, aunque sus capacidades sean buenas y los factores externos favorables. Por lo tanto, a la hora de realizar un análisis correcto de los motivos de un rendimiento inadecuado, los evaluadores deben considerar, además de la capacidad y la voluntad, los factores externos.