La teoría contingente aporta concreción con respecto a la teoría de sistemas y especifica en qué circunstancias debe darse un tipo u otro de organización, con una estructura determinada. Reconoce que las organizaciones operan bajo condiciones específicas y determinadas.

Esta teoría sugiere qué diseños de organización y qué acciones directivas o estrategias son las más adecuadas para determinadas situaciones específicas y concretas.

Lo fundamental de este enfoque es, por tanto, el entorno que condiciona a la empresa. El entorno se divide en dos partes:

• Entorno general: Incluye todas las circunstancias globales que pueden afectar a la organización: factores económicos de carácter general (IPC, tipos de interés, etc.), factores políticos-legales (gobierno, libertad sindical, sistema legal, etc.), factores sociológico-culturales (creencias religiosas, clima social, etc.) y factores tecnológicos (desarrollo de nuevas tecnologías, métodos de gestión, etc.).
• Entorno específico: Existen cinco factores que definen el entorno específico: proveedores, clientes, grado de competencia, competidores potenciales y existencia de productos sustitutivos. Dentro de un entorno flexible y variable, la empresa habrá de ser flexible y variable en su estructura. Además, debe intentar que los distintos subsistemas también se relacionen de forma adecuada.

En función de la estabilidad del entorno, se define la adecuación de la estructura organizativa que la empresa debe adoptar. La teoría contingente define dos tipos de estructura organizativa:

• Estructura orgánica: Sus características internas son:
  • Es flexible.
  • Los puestos pueden ser redefinidos. No hay puestos estables o fijos.
  • Alto grado de descentralización.
  • Interacción lateral (relaciones entre los mismos niveles).
  • Ámbito de control amplio. Un individuo supervisa un grupo, pero su supervisión puede cruzarse con la supervisión de otra persona.
  • Importancia de la transmisión de información.
  • Tiene en cuenta las relaciones informales.
• Estructura mecanicista: Sus características internas son:
  • Es rígida.
  • Puestos con funciones predefinidas.
  • Empresa centralizada.
  • Interacción vertical. Los grupos del mismo nivel no se relacionan entre sí, siguiendo una jerarquía vertical.
  • Ámbito de control reducido. Se controla el trabajo de la persona, por parte de un jefe que da todas las instrucciones.
  • Procedimientos estándar. Se actúa según normas y reglas predeterminadas.

En general, una empresa dentro de un entorno flexible, variable o inestable podrá mantenerse y sobrevivir si su estructura es más flexible y parecida a la estructura orgánica. Si el entorno es estable, funcionará mejor con una estructura mecanicista.