La comunicación se puede definir como:

Transmisión de información de una persona (emisor) a otra (receptor), de tal manera que esta última llega a comprender el mensaje recibido.

La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre las personas que intervienen en él.

La información es sólo una parte de ese proceso –el contenido de lo que se comunica– y por sí mismo no produce comunicación.

Para que se desarrolle un proceso comunicativo, la información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha de ser comprendida.

Aplicado al ámbito de la empresa, es el proceso mediante el cual las personas que desempeñan su labor en organizaciones, se transmiten información recíprocamente e interpretan su significado.

Sin una información adecuada, la probabilidad de que los departamentos o los empleados desarrollen su labor incorrectamente se incrementa de forma considerable. Por otro lado, una información exacta y oportuna, contribuye a una mayor efectividad en la actuación o el desempeño de los grupos o de las personas.

A nivel individual, la comunicación satisface las necesidades de información de los empleados relativas a:

• Aspectos técnicos: qué hacer, políticas y procedimientos, metas de trabajo, expectativas y progresos.

• Coordinación: con quién debe cooperar para un desarrollo apropiado de la tarea.

• Motivación: ayuda a desarrollar y mantener actitudes y sentimientos conducentes a un desarrollo efectivo del trabajo.

De esta forma, una política de comunicación coherente, y que suministre al empleado información relativa a su responsabilidad organizacional, podrá acrecentar su sentimiento de pertenencia a un grupo, estimulará propuestas o pondrá en marcha mejoras y, en consecuencia, alentará la iniciativa, el compromiso y la integración.

En definitiva, la comunicación implica la transferencia de significados, que no deberán ser sólo transmitidos, sino también entendidos. La mayoría de problemas de las organizaciones tienen que ver con la comunicación y esto explica que los directivos dediquen la mayor parte de su tiempo de trabajo a ello.

* Funciones de la comunicación

Las principales funciones de la comunicación son:

• Función de información. Proporciona conocimientos a quienes los necesitan como directrices de sus acciones, y satisface el deseo de los trabajadores de conocer lo que tiene relación con ellos.
• Función de instrucción y mando. Necesaria para que el empleado conozca sus obligaciones en la organización y le proporcionen una guía de cómo desempeñar sus deberes.
• Función de influencia y persuasión (o función de motivación). Estimula a los individuos para que desarrollen determinados comportamientos.
• Función integradora. La transmisión de mensajes e ideas debe ayudar a relacionar las actividades de los trabajadores para que sus esfuerzos se complementen.

* El proceso de la comunicación

Todo proceso de comunicación se compone de los siguientes elementos:

• Desarrollo de la idea. Elaboración de un pensamiento por parte del emisor, que desea transmitir.
• Codificación. Transformación de la idea en un conjunto de palabras, gráficos u otros símbolos, eligiendo simultáneamente el método o canal de transmisión.
• Transmisión. Elaborado el mensaje, se emite a través del canal que los une.
• Recepción. El receptor admite el mensaje.
• Decodificación. Transformación del mensaje en pensamiento. Para ello primero percibe el mensaje y posteriormente lo interpreta.
• Uso. Comprendido el mensaje, el receptor lo podrá emplear, podrá ignorarlo o almacenarlo a la espera de su posterior utilización.

Fig. 1. Proceso de comunicación

Al emisor le interesa determinar la efectividad de la comunicación, recurriendo para ello a la retroalimentación. Podrá ser directa, mediante una confirmación verbal de que se ha percibido el mensaje, o indirecta, mediante la emisión de documentos o acciones que denotan la validez del mensaje.

El ruido es cualquier factor que perturba o confunde la comunicación. Puede ser interno, cuando el receptor no presta atención, o externo, si el mensaje es distorsionado por otros sonidos del entorno. Este ruido puede presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicación y tendrá un sentido más amplio que el literal: incomodidad de una silla, mala iluminación, etc.