En general, las empresas no pueden influir sobre aspectos externos tales como la política económica de los gobiernos, el contexto legislativo, los comportamientos sociales, las acciones de la competencia, etc., pero sí pueden influir directamente sobre la eficacia con que se desempeña la actividad laboral. Esto se traduce en acciones dirigidas sobre los costes operativos, el trato personal, el conocimiento del trabajo, los sistemas de información, la planificación y la organización de las tareas, la adaptabilidad, la capacidad analítica, la imagen de empresa, etc.

Mediante la formación, las empresas intentan mejorar su rendimiento y actualizar sus habilidades con el fin último de seguir siendo competitivas, lo que puede llevar, según las distintas políticas empresariales, a mejoras de productividad, incrementos de cuotas de mercado, entrada en nuevos mercados o en nuevas áreas de negocio, etc.

Para definir las necesidades formativas hay que analizar con anterioridad las tareas que se desempeñan en cada puesto de trabajo, revisar los conocimientos, las habilidades y las aptitudes que se requieren, los resultados que se están obteniendo y las posibles opciones de mejora.

Antes de diseñar un plan de formación, hay que tener en cuenta que los posibles problemas de las organizaciones empresariales relacionados con bajos rendimientos no tienen necesariamente su origen en la falta de formación, sino que pueden obedecer a otras cuestiones, como el desconocimiento de los objetivos reales de la empresa, la existencia de estructuras organizativas inadecuadas o la baja motivación del personal.

El centro de atención de los programas formativos lo constituye el puesto de trabajo, tanto actual como futuro. Sus destinatarios son: empleados individuales que quieran mejorar su rendimiento; grupos de trabajadores, cuando se trata de crear o potenciar equipos de trabajo; departamentos o áreas de trabajo que necesitan mejorar su cualificación o modificar su funcionamiento; y la empresa en su conjunto, cuando se trata de hacer frente a importantes modificaciones organizativas o de campos de actividad.

En el caso de que la empresa sea dinámica y esté preocupada por el entorno, por acostumbrarse a los cambios y a la cultura de la superación, resulta fácil implantar y aprovechar los resultados de los programas formativos. Por el contrario, cuando se trata de empresas conservadoras, poco propensas al cambio y con plantillas fuertemente jerarquizadas, resulta difícil incorporar planes formativos innovadores que permitan mejorar la competitividad empresarial.

Para que la formación resulte eficaz, es necesario disponer de un plan de formación que contenga un diagnóstico de necesidades, plantee objetivos y metodologías, defina medios y contenidos y, por último, que cuente con herramientas e instrumentos adecuados para poner en marcha un sistema de evaluación de resultados. Éste es el objetivo de los siguientes apartados, en los que se profundiza en el diseño de un plan de formación, sus principales características y el mecanismo para adaptarlo al funcionamiento y a las estrategias de las organizaciones empresariales.

También hay que tener en cuenta que los planes formativos no constituyen una acción aislada dentro de la empresa, sino que para que el esfuerzo inversor en materia formativa resulte beneficioso, debe incorporarse a la estrategia global de la empresa.

Los planes de formación constituyen un canal muy potente de transmisión para conseguir una cultura de empresa que se adapte al estilo de dirección y a los objetivos que se persigan. Este hecho resulta especialmente relevante en el caso de las nuevas incorporaciones, donde el trabajador es muy receptivo a las acciones de formación y cuando más se puede influir en transmitir los valores de la empresa y los objetivos que persigue.

En este proceso, la formación se emplea como herramienta de orientación a los nuevos empleados. Mediante el proceso de orientación, se explica a los nuevos trabajadores los objetivos estratégicos de la empresa, las características de sus nuevos puestos de trabajo, lo que se espera de ellos, y se les ayuda a superar las tensiones que lleva consigo la transición y la adaptación a la nueva organización.

En la formación dirigida a los nuevos empleados deben plantearse una serie de objetivos adicionales a los de una acción formativa normal.

Fig. 3. Formación para nuevas incorporaciones

También sirven las acciones formativas para preparar a los trabajadores ante situaciones de cambio, para mejorar la relación laboral, para conseguir una comunicación interna más ágil y para obtener una mejor imagen externa. Pero todo ello debe formar parte de una estrategia empresarial con objetivos bien definidos, que permita coordinar las distintas iniciativas que se pongan en marcha por los distintos departamentos de la empresa.
De igual forma, las políticas de Recursos Humanos, los sistemas retributivos y los planes de evaluación deben tener en cuenta el desarrollo de los programas de formación, para evitar situaciones de desmotivación, y, de esta manera, evitar que el personal más formado sea el que vaya abandonando la empresa.

Hay que recordar que una de las finalidades de la formación consiste en involucrar a los trabajadores en el proyecto global de la empresa y, de igual forma, conseguir una armonización entre los intereses individuales y los de la organización. En este sentido, podemos decir que la formación se emplea también como una herramienta que motiva a los trabajadores y trata de evitar su fuga, potenciando la retención de los trabajadores mejor cualificados.

Las inversiones en formación suponen un esfuerzo, tanto por parte de la empresa como por parte del trabajador, y ambas partes deben beneficiarse de los resultados obtenidos.

Ejemplo:
Si el trabajador no obtiene una mejora salarial ni un mayor nivel responsabilidades que estén en concordancia con su mayor nivel de cualificación, tratará de obtener rentabilidades de su mejor posición en el mercado laboral, con lo que se puede llegar a la paradoja de que el resultado del esfuerzo inversor en formación se traduzca en tener unas empresas de la competencia más cualificadas. Las empresas conocen estos riesgos y, en algunos casos, tratan de conseguir compromisos por parte del trabajador para evitar que éste abandone la empresa durante un período de tiempo posterior a la adquisición de los conocimientos. Existen empresas americanas que han obligado al trabajador a firmar un contrato privado por el que se comprometen a devolver a la empresa el coste de la formación, en caso de que abandonen la empresa en un determinado período de tiempo.

Un programa de formación no podrá cumplir sus objetivos finales si no está coordinado con el resto de planes y programas de la empresa.

* Objetivos principales

• Capacitación de los recursos humanos de la organización, para que obtengan índices de calidad y rendimiento cada vez mayores en los procesos de generación de productos y servicios.

• Fomento del desarrollo profesional y personal de las personas implicadas, motivándolas y enriqueciéndolas profesionalmente.

• Detección y priorización de las necesidades formativas, así como de los objetivos concretos establecidos.

• Como valor añadido, el plan de formación tiende a estimular la comunicación y participación entre sus implicados, convirtiéndose en un canal adecuado para fomentar la cultura y gestionar los cambios deseados en la organización.