III EL ORGANIGRAMA

El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción práctica. Se puede definir como:

Un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de la estructura de una organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

El organigrama es, por tanto, la expresión (bajo forma de documento) de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes que la componen.

Los organigramas son útiles instrumentos de organización y revelan:

• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa.

* Finalidades y funciones del organigrama:

Un organigrama posee diversas finalidades:

• Representar las diferentes unidades que constituyen la organización, con sus respectivos niveles jerárquicos.
• Reflejar los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa, debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
• Mostrar una representación de la división de trabajo, indicando: los cargos existentes, cómo estos cargos se agrupan en unidades administrativas y cómo la autoridad se le asigna a los mismos.

Respecto a las funciones del organigrama, tiene diversos enfoques:

• Para la ciencia de la administración. Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa, al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
• Para el área de organización y sistemas. Sirve para reflejar la estructura, así como velar por su permanente revisión y actualización, la cual se da a conocer a toda la organización a través de los manuales de organización.
• Para el área de Recursos Humanos. El analista de Recursos Humanos requiere de este instrumento para los estudios de análisis de tareas y descripción de puestos, los planes de retribución y, en general, como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los Sistemas de Gestión de Recursos Humanos.

En líneas generales sirve para:

• Descubrir y eliminar defectos o fallos de organización.
• Comunicar la estructura organizativa.
• Reflejar los cambios organizativos.

* Ventajas e inconvenientes:

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que destacan las siguientes:

• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la organización.
• Muestra las relaciones de dependencia.
• Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una organización, sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la organización.
• Indica a los administradores y al personal de nueva incorporación, la forma en que se integran a la organización.

Pero a pesar de las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales inconvenientes, que son:

• Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
• No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad. Además, si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
• Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, no como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
• Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus.

3.1: Contenido y simbología del organigrama
3.2: Tipos de organigramas