III PLAN DE ACOGIDA

Es aquella estrategia que debe impulsar la organización para adaptar e integrar al nuevo colaborador en su nuevo hábitat laboral.

Realizada, con la firma del contrato, la incorporación legal del nuevo trabajador a la empresa, comienza la incorporación efectiva, que se articula a través del plan de acogida.

Ésta es una etapa constituida por un conjunto de iniciativas y procedimientos formales, programados para facilitar al nuevo empleado toda la información necesaria para conocer la empresa en que ha ingresado, la unidad o departamento y el puesto de trabajo para el que ha sido seleccionado.

Los principales objetivos del plan de acogida son:

• Evitar la desorientación inicial del nuevo trabajador.
• Facilitar su adaptación a la nueva situación organizativa y humana.
• Acelerar su participación activa en la vida de la empresa.

Un buen programa de acogida no puede ser fruto de la improvisación, debiendo hallarse perfectamente planificadas las etapas que se deben cubrir, las personas responsables de cada una de ellas, la información que se debe facilitar, etc.

* Información básica

Entre la información básica que deberá conocer el nuevo empleado durante su incorporación a la empresa, se puede distinguir:

• Información de carácter general: historia de la empresa, actividad que desarrolla, organización general, instalaciones, directivos, organización concreta de la unidad en la que queda encuadrado, mandos de la misma, etc.

• Información sobre los distintos servicios: control de fichaje, ubicación de vestuarios, servicios de higiene y aseo, aparcamientos, salas de descanso, etc.

• Información sobre derechos y, especialmente, sobre retribución: salario, incentivos, horas extraordinarias, vacaciones, enfermedad, permisos, posibilidad de traslados, personas de contacto habitual, etc.

• Información sobre deberes y, concretamente, sobre el puesto de trabajo: trabajo concreto que ha de realizar, horario, descansos, período de formación, superiores inmediatos, etc.Especialmente importantes, dentro de este apartado, son el capítulo relativo a la seguridad (equipos de protección individual, riesgos específicos del puesto, medidas preventivas, etc.), y el capítulo relativo a normas de régimen interno, normas disciplinarias, etc.

• Información sobre beneficios sociales y asistenciales: servicio médico, mutua de accidentes, becas de estudio, descuento de empleados, etc.

• Información varia: publicaciones de la empresa, medios de transporte, sistema de sugerencias, etc.

* Responsables del plan de acogida

Resulta evidente que el éxito del programa de acogida está en función del interés que muestren las personas responsables del mismo. No existe un número de responsables preestablecido, pero estará en función de la envergadura de la organización.

A pesar de ello, se pueden distinguir dos figuras en el proceso de acogida: el orientador y el tutor.

El orientador será responsable de las cuestiones puras de la relación laboral, como son el contrato de trabajo, la retribución, la nómina, la documentación escrita, el cómputo de las vacaciones, etc. Esta competencia suele y debe ser compartida por los miembros del departamento de Recursos Humanos, pudiendo ser retomada por el mando inmediato del nuevo trabajador, en el caso de ausencia de departamento de Recursos Humanos en la empresa.

Por otro lado, el tutor debe pertenecer al departamento que acoge al nuevo empleado, y es el responsable de poner en práctica el plan de acogida, realizar la labor de seguimiento, supervisar la etapa de formación en el puesto y, en definitiva, facilitar la integración del empleado. Dadas las responsabilidades del tutor, el mando inmediato es la persona más adecuada para desempeñar esta figura.

Por supuesto, parte de estos cometidos, sobre todo los que hacen referencia a las tareas concretas, pueden ser objeto de delegación en alguno de los compañeros del nuevo colaborador, el cual se preocupará de integrarlo en el grupo. Pero el mando inmediato sigue siendo el responsable de la acogida, y siempre deberá disponer un tiempo para dedicar al nuevo empleado, especialmente en el primer momento de la incorporación y después, cuando se haya familiarizado con su trabajo.

* Medios que facilitan la incorporación

• Entrevista de recepción. En ella, no sólo se proporciona al nuevo empleado una serie de datos relacionados con la empresa en general y su puesto en la misma, sino que se atiende a cuantas dudas puedan presentársele. Esta entrevista de recepción podrá llevarse a cabo por el Departamento de Recursos Humanos o por el mando del interesado.Una modalidad de esta entrevista la constituye las reuniones de grupo que, tratando de alcanzar el mismo fin, ahorran mucho tiempo. En estas reuniones, debidamente preparadas, se puede tratar de la historia, actividades y política de la empresa, valores, cultura de empresa, servicios sociales, reglamentos, etc.Estas reuniones en grupo no deben eliminar la entrevista individual de recepción, pero reducen el tiempo empleado en ellas, ya que mucha información puede ser facilitada de forma conjunta.

• Manual de acogida. Herramienta muy difundida en las empresas de cierto volumen, puede ser de extensión y calidad muy diversa. Es importante que en el manual de acogida consten los siguientes aspectos:
  • Historia, actividades y estructura organizativa de la empresa.
  • Reglamento interno.
  • Prevención de riesgos laborales, servicio médico.
  • Beneficios sociales.
  • Política de formación y promoción.
  • Etc.

  Si toda esta información se presenta de un modo atractivo, a través de fotografías, gráficos, diseños, etc., el nuevo empleado recibe una impresión muy positiva, que le reafirma en su idea de haberse incorporado a una empresa sólida, con prestigio, que está atenta a todos esos aspectos humanos que le afectan.

• Visitas a la empresa. Permiten al nuevo empleado situarse en el conjunto de la organización, a la vez que hacerse una idea de primera mano sobre el volumen de la empresa, las direcciones que la integran, las actividades desarrolladas por los diversos departamentos, etc. Además, ofrecen a los nuevos empleados la oportunidad, y esto es especialmente importante para determinados niveles, de ser presentados a los responsables de las distintas unidades y cambiar impresiones con los mismos.Estas visitas, independientemente de que sean programadas de forma individual o colectiva, favorecen notablemente que el nuevo empleado conciba a la empresa como un conjunto en el que la labor de todos es importante, y está orientada a un mismo fin.

De cuanto se ha comentado, se desprende que hay aspectos de la acogida que tienen su lugar apropiado en los primeros días, y otros que conviene sean objeto de atención a lo largo de las semanas o incluso meses siguientes.

La precipitación y saturación de información nunca son aconsejables, dado que el nuevo empleado se puede desorientar, y las personas que han de acogerle se podrían desinteresar pensando que ya han cumplido su misión dando una primera información.

La acogida real, que va mucho más allá de la recepción inicial, ha de llevarse a cabo con el objetivo de que el empleado se vaya integrando paulatinamente, y en la misma medida, aumente su interés por asimilar y retener cuanta información se le va suministrando.