IV PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES

La planificación de plantillas es un proceso que trata de anticipar el movimiento de las personas dentro de la empresa y concretar cualitativa y cuantitativamente el número de personas que optimizan los resultados en los ámbitos del corto, medio y largo plazo.

El proceso de planificación se centra en la determinación de las necesidades de una organización respecto a los Recursos Humanos y en garantizar la disponibilidad del personal cualificado para los puestos apropiados y en los momentos adecuados.

Las empresas se enfrentan a un entorno muy dinámico que hace necesario conocer la situación actual en que una organización se encuentra y, además, poder estimar o predecir su evolución y necesidades futuras.

Entre los objetivos de la planificación de plantillas destacan:

• Optimizar el número y nivel de los puestos de trabajo necesarios para gestionar adecuadamente el proceso productivo.
• Optimizar el contenido de los puestos de trabajo.
• Conseguir una mejor coordinación en la empresa:

• • Establecer claras relaciones jerárquicas y funcionales.
  • Establecer claras líneas de supervisión y delegación.
  • Establecer claras delimitaciones de responsabilidad y autoridad.

• Establecer y determinar cuáles son los requerimientos y especificaciones de cada uno de los puestos de trabajo de la organización.

La planificación es tan importante que, su carencia, puede llevar a la empresa a situaciones críticas que impliquen una mayor aportación de recursos y costes. Además, la falta de previsión produce retrasos en la detección de las necesidades latentes, e incluso puede llevar a un desconocimiento total de éstas. Algunas consecuencias de no planificar la estructura de personal son:

• Paro encubierto.
• Duplicidad de tareas.
• Puestos sin contenido.
• Ineficacia.
• Baja productividad.

En la elaboración de la planificación de plantillas se requiere la participación e intervención, tanto de la alta dirección, como del departamento de Recursos Humanos.

* Etapas de la planificación de plantillas
Para un mejor funcionamiento del proceso la planificación se articula en una serie de etapas:

1)Análisis y diagnóstico actual del conjunto de personas que forman la empresa. Se recoge la información cualitativa y cuantitativa, tanto de las áreas en que se estructura la empresa, como de los puestos de trabajo y de las personas que componen la plantilla.

Es conveniente realizar una comprobación de estructuras una o dos veces al año (auditoría de Recursos Humanos) en la que se analicen las cargas de trabajo asignadas a cada puesto.

2)Formulación de objetivos de la Dirección de Recursos Humanos, en consonancia con la misión y objetivos de la organización en su conjunto.

3)Previsión de la evolución de la plantilla, teniendo en cuenta los factores, tanto internos como externos a la empresa, que determinan la reducción, crecimiento y redistribución de la plantilla:

• Factores de entorno. Son factores externos a la empresa e incontrolables (previsión IPC, reformas legislativas previstas, etc.).
• Factores de política empresarial, derivados de decisiones que la Dirección adopta ante acontecimientos presentes o futuros: expansión de la empresa, incremento temporal de la actividad, implantación de nuevas tecnologías, creación de nuevos puestos, etc.
• Factores vegetativos, causados por el transcurso del tiempo (jubilación, finalización de contrato…), por hechos fortuitos (fallecimiento, incapacidad laboral permanente…), o por decisiones tomadas por el empleado (excedencia, baja por maternidad, dimisión…) o por la empresa (despido, puesto vacante por promoción o traslado…).

4)Desarrollo y definición de los planes de acción y programas, de acuerdo con los objetivos marcados y las previsiones realizadas, para atender las necesidades a partir de los recursos propios.

Antes de planificar un incremento de plantilla ha de hacerse el siguiente análisis:

• ¿Es absolutamente imprescindible la creación o cobertura del puesto?
• ¿Tendrá una ocupación permanente o temporal?
• ¿Existe saturación al 100% en el departamento, de modo que no se pueda cubrir la tarea de este puesto repartiéndola entre otros empleados del mismo departamento?
• ¿Hay personas inactivas en otros departamentos que puedan ser trasladadas?
• ¿Puede cubrirse el puesto mediante promoción interna?

Una vez realizada la planificación de plantillas, esta previsión debe aplicarse con cierta flexibilidad, de forma que pueda modificarse y actualizarse cuando las circunstancias lo requieran, lo que ocurrirá si, por ejemplo, se producen vacantes antes de la fecha prevista, o si los planes de crecimiento han de ser aplazados.