Gracias a Internet, y con un coste moderado, se puede organizar de manera más eficiente toda la información de la empresa, de manera que los empleados puedan consultar información y bases de datos desde su ordenador. Para ello se usa una Intranet.

Una Intranet es un conjunto de aplicaciones internas de la empresa para uso exclusivo de sus empleados. Estas aplicaciones pretenden mejorar el desempeño individual de cada empleado y mejorar la productividad general de la empresa, reduciendo costes y aumentando el tiempo productivo de cada empleado.

Una Extranet no es más que brindar acceso a ciertas aplicaciones o información de la Intranet, a proveedores, empresas, personas, etc. que la organización desee.

* Beneficios de la Intranet

Una Intranet y en particular, cada una de sus aplicaciones, brinda una serie de beneficios a la empresa que le permiten alcanzar sus objetivos más fácilmente:

• Reducir el tiempo en tareas operativas manuales que pueden ser automatizadas. De esta forma los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas que brinden un mayor valor a la empresa.

• Reducción de costes, que se produce al sistematizar procesos que utilizan recursos costosos (papel, tinta, etc.) y que pueden ser incorporados a la Intranet y manejados de forma digital.

* Aplicaciones de la Intranet

En general, para determinar los procesos que pueden servir de aplicación para una Intranet, es necesario cumplir con cualquiera de las siguientes características:

• Procesos internos de la empresa que se realicen utilizando papel (por ejemplo, directorio de empleados, descripción de beneficios médicos, listas de precios, políticas y procedimientos, etc.).
• Procesos que involucren consolidación de información de muchas fuentes de datos (Ej. reportes de ventas, etc.).
• Procesos que requieran un alto nivel de comunicación y colaboración entre las personas.
• Procesos que requiera encontrar y/o solicitar información (Ej. manuales, información de productos, etc.).

En cada área de la empresa, se pueden determinar las posibles aplicaciones de Intranet, en concreto:

• Marketing y Ventas: la Intranet permite la frecuente adición y actualización de materiales de marketing y ventas, como respuesta a un ambiente de negocios competitivo y dinámico, ayudando a la eliminación de información duplicada, así como facilitando el acceso instantáneo de los empleados de esta área a información específica, sin leer grandes cantidades de material impreso.

• Recursos humanos: la información interna de recursos humanos se puede usar en una Intranet, además de servir para gestionar el reclutamiento, procesos de promoción, salarios y formación de los empleados. Además facilita a los empleados rápido acceso a información de su interés: manuales y procedimientos, políticas, programas de beneficios, descripción de puestos, preguntas frecuentes, calendarios de vacaciones, etc.

• Administración: una Intranet puede ayudar a simplificar una variedad de operaciones y funciones administrativas, mediante la publicación de procedimientos administrativos.

• Finanzas y Jurídico: una Intranet ayuda a los departamentos de finanzas y jurídico para monitorear el estado de los proyectos, llevar un registro de su contabilidad y facturación, y comunicar esta información a toda la empresa. También sirve para almacenar la información extraída de Internet o bases de datos relacionadas con el departamento.

* Dificultades en el desarrollo de la Intranet

Aunque la construcción de herramientas sobre Intranet ha crecido mucho en las grandes empresas y la tendencia continúa al alza, se destacan algunos problemas en su pleno desarrollo:

• Falta de capacitación del personal para el uso correcto de la herramienta.
• Información no actualizada.
• Poco uso de la herramienta.
• Escaso apoyo directivo en el crecimiento e implementación adicional de nuevas fases más interactivas.