En el desarrollo del proceso de Análisis de Tareas se identifican una serie de pasos a seguir que pueden ser agrupados en cuatro fases o etapas:

• 1)Planificación del proyecto. Además de asignar la responsabilidad del proceso, se determinará el ámbito o extensión del análisis, especificando sus propósitos y los puestos que serán seleccionados para tal efecto. Se trata de una fase eminentemente preparatoria y comunicativa.
• 2)Recogida de información. Se decidirá qué método se utilizará: qué tipo de datos se necesitarán, qué fuentes de información están disponibles y qué técnica deberá ser utilizada para obtener la información.
• 3)Análisis de la información. Se centra en el análisis de los datos, para lo cual se utilizan las técnicas apropiadas asegurándose de la validez de la información obtenida.
• 4)Valoración de los métodos de análisis. El analista realiza una valoración de la información obtenida de los puestos analizados y del método utilizado.

* Etapa 1: Planificación del proyecto

Para determinar el ámbito del análisis de tareas en una organización es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Uso o contribución del análisis. Sobre los posibles usos o contribuciones del análisis de tareas ya se hizo referencia en un apartado anterior; no obstante, las orientaciones más normales están dirigidas hacia: procedimientos de selección, adiestramiento de los empleados, desarrollo de instrumentos de valoración y establecimiento de sistemas de remuneración. La organización deberá decidir qué persigue, cuál es el propósito de este proceso.

• Designación de los responsables del proceso. Los responsables del proceso de análisis deberán poseer un cierto perfil que les capacite para esta labor. La responsabilidad de este proceso puede recaer sobre el propio titular del puesto, una comisión ad hoc, un especialista interno o un consultor externo.

• Identificación de puestos a analizar. Conviene señalar que cuando se realiza un análisis de puestos de trabajo existen dos alternativas: que éste tenga un carácter global por centros de producción o que tenga un carácter parcial. En el primero de los casos, el análisis se extenderá a la totalidad de puestos existentes en dicho centro. En el segundo caso sólo abarcará un determinado número de ellos o incluso un único puesto.

* Etapa 2: Recogida de información

Para determinar el método a utilizar, el analista debe decidir antes qué tipo de datos debe recoger, de qué fuentes de información dispone y cuáles van a ser las técnicas de análisis a utilizar.

• Información a recopilar. El tipo de información a obtener puede estar orientada hacia diversos campos: actividades del trabajo, descripción de comportamientos, equipamiento material, estándares de desempeño, contexto del puesto y habilidades requeridas.

• • Actividades del trabajo. Incluye las tareas, obligaciones y ocupaciones que lo conforman.

• • Descripción de comportamientos. Dos son las posibles alternativas: 1) la descripción de comportamientos orientados hacia las actividades que se desarrollan en el puesto y los logros que deben obtenerse en esas actividades (pintar, soldar, etc.); 2) la descripción de actividades orientadas hacia el trabajador, por ejemplo comportamientos humanos a desarrollar (movimientos manuales), procesos mentales (cálculos, decisiones, etc.) o demandas al individuo (esfuerzo físico). La primera alternativa está orientada hacia lo que se obtiene en el puesto de trabajo, la segunda hacia los procesos que son utilizados para obtener los resultados.

• • Equipamiento material. Analizar el equipamiento usado para el ejercicio del puesto de trabajo, evaluar su idoneidad y disponibilidad y sus repercusiones en los estándares de desempeño obtenidos por el titular.

• • Estándares de desempeño. La evaluación ha de contemplar aspectos como la productividad, la calidad y el tiempo invertido para cada una de las tareas y obligaciones ejecutadas.

• • Contexto del puesto. Información del entorno en el que se realiza, por ejemplo, de día o de noche, factores climáticos, ruido, en el interior o exterior de la organización, etc.

• • Habilidades requeridas. Entre los atributos que se requieren en un puesto de trabajo se encuentran por ejemplo: capacidades físicas (fuerza o destreza manual), capacidades cognoscitivas (inteligencia, capacidad verbal, etc.) y factores ambientales (trabajo bajo presión, puesto aislado, etc.).

• Fuentes de información. La fuente más importante de información en el análisis de puestos son los propios puestos; sin embargo, también existen otras fuentes disponibles, tanto humanas como no, a las que es conveniente prestar atención y recurrir a ellas. Por ejemplo, recurrir a análisis de puestos precedentes, pero debiendo adoptar precaución sobre los procedimientos que fueron utilizados (pudieron ser inadecuados) y sobre las descripciones existentes ya que pueden no corresponderse con las características actuales del puesto. También es posible recurrir a personas que directa o indirectamente están relacionadas con los puestos que se desean analizar.

• Técnicas de análisis. Los analistas deben de hacer frente a distintos problemas relacionados con la recogida y análisis de la información. Es necesario tener en consideración que si la recogida o el análisis de la información es incompleta o incorrecta, el proyecto de análisis de puestos fracasará. Tres son las técnicas fundamentales para recoger la información: entrevistas, observación directa y cuestionarios.

* Etapa 3: Análisis de la información

La premisa básica que subyace en el análisis de tareas es que existen mayores probabilidades de describir y especificar con precisión un puesto si la información sobre éste está disponible y es de calidad.

• Validez de la información. Para garantizar la validez de la información, es necesario tener en cuenta las siguientes premisas:

• • La organización ha de estar preparada para el análisis. El analista debe asegurarse unos niveles mínimos de comprensión y compromiso respecto al proyecto de análisis de puestos de trabajo.

• • Conocer las fuentes más fiables y exactas. Es necesario garantizar que la información obtenida representa fielmente los puestos analizados. Una de las principales causas de sesgo en la información proviene de los procedimientos de muestreo usados.

• • Correcta aplicación de la técnica seleccionada, para lo cual es necesario un buen adiestramiento de las personas que adquieran esta responsabilidad.

• Métodos de análisis. Existen multitud de métodos de análisis, aunque los más simples son las descripciones narrativas de los puestos, de forma que los datos recogidos de las distintas fuentes son transformados en descripciones escritas de las actividades de un puesto. Otros métodos de análisis son el procedimiento mecánico, los procedimientos estructurados, los procedimientos de análisis de puestos de dirección, etc.

* Etapa 4: Valoración de los métodos de análisis

Esta última fase se centra en aquellos factores que pueden servir como base para valorar los métodos o procedimientos utilizados en el análisis. Los criterios a los que se puede recurrir son: propósitos que cubre el método, versatilidad, estandarización, aceptación por parte de las personas implicadas, adiestramiento que requiere, tamaño del muestreo, tiempo que necesita, validez y fiabilidad y, por último, coste.