* Fase 1: Preparación

• Preparar los formularios de observación.
• Tener presente las competencias a evaluar.
• Preparar las preguntas a utilizar para obtener incidentes críticos relevantes.

* Fase 2: Introducción

• Crear una atmósfera agradable: presentarse, hacer preguntas intrascendentes, mantener un tono informal, mostrarse cordial.
• Aclarar al entrevistado el objetivo de la entrevista.
• Comunicar la parte dedicada a la entrevista de incidentes críticos:Ejemplo:
  “Te pediré que me cuentes algunas situaciones que hayas vivido recientemente en tu trabajo, centrándonos en el papel que TÚ has jugado en ellas. El objetivo es conocer en detalle el tipo de situaciones a las que te has enfrentado y cómo actuaste ante ellas”.

* Fase 3: Descripción del puesto ocupado actualmente

• Centrarse en el puesto ocupado por el entrevistado.
• Anotar aspectos que posteriormente puedan ser fuentes de incidentes.
• Comenzar a “enseñar” al entrevistado a centrarse en datos específicos.
• Asegurarse de que esta fase no supere los 5 minutos.

Los objetivos de esta fase son conseguir que el entrevistado se sienta confortable, intentar que empiece a facilitar datos específicos y buscar datos de contexto que ayuden a entender los incidentes.

* Fase 4: Preguntas específicas relacionadas con cada competencia

• Invitar al participante a recordar una situación que haya protagonizado dentro de su vida profesional en los últimos 12-18 meses, explicando la importancia de identificar esas situaciones recientes.Ejemplo:
  “ … que hayan ocurrido dentro de los últimos 12-18 meses, porque dado el nivel de detalle en el que vamos a entrar, necesitamos que las situaciones estén frescas en la memoria”.

• Hacer ver al candidato el nivel de detalle esperado.Ejemplo:
  “… cuéntame la situación como si me contaras una película y me relataras lo que hiciste, lo que dijiste y lo que pensaste”.

• Resaltar que lo que se busca es conocer la participación específica del entrevistado.Ejemplo:
  “… me gustaría que me hablaras en primera persona del singular, que me digas “yo” en lugar de “nosotros”…”.

• Dar tiempo al entrevistado para pensar. Se puede ayudar al candidato a encontrar un incidente crítico si no identifica ninguno, recordando áreas en las que se den situaciones típicas.

• Pedir una visión global de la situación.Ejemplo:
  “… en un par de minutos, dame una especie de instantánea de la historia para que yo tenga una perspectiva”. “Cuéntame cuáles fueron los elementos protagonistas de la historia, los principales hitos, los resultados, cuál fue tu papel y en qué marco temporal se desarrolló”.

• Anotar los principales hitos de la historia para que ayuden en la indagación posterior.

Desarrollo del Incidente Crítico

Una vez que el candidato ha identificado la situación concreta, el entrevistador ha de ser capaz de:

• Indagar los “filones”, identificando subincidentes en situaciones largas. Indagar hasta comprender qué pasó (conseguir “visualizar” la situación), haciendo preguntas aclaratorias si es necesario.Ejemplo:
  “¿Y quién estaba en la reunión?,¿cuándo te había llamado por teléfono?”.

• No temer desvíos o “marchas atrás” en la secuencia del relato, siempre y cuando hagan aflorar material valioso, interrumpiendo si es necesario.

• Formular preguntas que generen evidencias (breves y en pasado) sobre:
  • Hechos. Ejemplo: “¿Qué hiciste?, ¿qué dijiste?”.
  • Pensamientos. Ejemplo: “¿Qué pasaba por tu cabeza en ese momento?, ¿qué pensaste entonces?”.
  • Sentimientos. Ejemplo: “¿Cómo te sentiste cuando eso ocurrió?”.

* Fase 5: Cierre de la entrevista

• Dejar tiempo al entrevistado para que pregunte cualquier duda.
• Explicar los siguientes pasos del proceso de selección.
• Agradecer el tiempo y la colaboración dedicada.

* Fase 6: Informe y Revisión de la entrevista

Cuando finaliza la entrevista, se debe realizar el informe correspondiente, interpretando los datos recogidos. Para ello, se debe utilizar una Hoja de Valoración de la entrevista.

Después, el entrevistador debe reflexionar y analizar si ha cumplido las siguientes condiciones:

• Explorar todas las competencias que quería evaluar.
• Cumplir las normas técnicas de la entrevista.
• Evitar formular preguntas directivas, es decir, que hayan condicionado la respuesta del entrevistado.
• Crear y mantener un clima agradable durante toda la entrevista, con independencia de la decisión.

La revisión de estas condiciones ayudará al entrevistador a detectar las áreas a las que debe prestar mayor atención, y facilitará el establecimiento de objetivos de mejora.