Las principales técnicas utilizadas para la recogida de información en el análisis de tareas son de tres tipos, aunque en la práctica pueden utilizarse conjuntamente:

• Observación directa
• Cuestionario
• Entrevista

* Observación Directa

El analista observa al empleado en su puesto de trabajo y en pleno ejercicio de sus funciones, de manera directa y dinámica, durante un período de tiempo, registrando las actividades y tareas que lleva a cabo.

El analista, antes de iniciar sus observaciones, recoge toda la documentación que pueda facilitar su investigación y lleva a cabo los oportunos contactos con las personas afectadas para evitar resistencias que puedan perturbar el ambiente o cuestionar la validez de la investigación.

Las características principales de esta técnica son:

• El analista recoge los datos acerca de un puesto mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante del mismo.
• La participación del analista en la recogida de información es activa; la del empleado observado es pasiva.

Las ventajas principales de este método son:

• Los datos que se obtienen son directos, veraces y objetivos, debido a que el analista recibe la información de primera mano y éste es ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
• Es una información cualitativamente rica, porque además de saber qué hace, observa cómo lo hace y dónde lo hace.
• No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus funciones.

Los principales inconvenientes son:

• Requiere mucho tiempo, dado que existen tareas periódicas y otras ocasionales, y requiere un largo período de observación para que el método se complete.
• La presencia del observador puede influir en la conducta observada.
• Es necesaria una elevada inversión de tiempo y dinero, además de experiencia por parte del analista.
• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener todos los datos importantes para el análisis.

Es un método de especial utilidad en trabajos muy estructurados, sobre todo los que comprenden operaciones manuales y repetitivas, de ciclo corto, donde hay unas funciones concretas. Existen distintos tipos de observación:

• Observación participante: el observador puede interferir en los procesos de trabajo (la información se distorsiona).
• Observación no participante: el analista se limita a observar y tomar nota.
• Observación abierta: la persona es consciente de que está siendo observada.
• Observación encubierta: la persona observada ha sido previamente informada pero desconoce cuándo, cómo y dónde se llevará a cabo la observación.
• Observación sistemática: se utiliza una codificación previa para el registro de la información.
• Observación asistemática: se registra la información sin codificación previa (se pierden datos).

Es aconsejable utilizar esta técnica en combinación con otras para que el análisis sea más completo y preciso.

* Cuestionario

Los analistas redactan un cuestionario adaptado a los datos que desean obtener y los trabajadores lo cumplimentan por escrito, así como los superiores inmediatos.

Tiene como objetivo la identificación de tareas, responsabilidades, habilidades y conocimientos necesarios en un puesto específico. Es el método más rápido y económico.

Las instrucciones de cumplimentación del cuestionario se deben preparar cuidadosamente así como también las preguntas, que deberán ser claras y concisas.

Las características destacables de este método son:

• La recogida de datos sobre un puesto se efectúa mediante un cuestionario de análisis, que cumplimentan el ocupante y el superior jerárquico.
• La participación del analista en la recogida de datos es pasiva; la del ocupante del puesto es activa.

Las ventajas que aporta, entre otras, son:

• Permite reflexionar al evaluado sobre las respuestas, para que éstas sean lo más objetivas y concretas posible.
• Los ocupantes del puesto y sus mandos superiores pueden cumplimentar el cuestionario conjunta o secuencialmente. De esta manera, se proporciona una visión más amplia de su contenido y características, además de participar varias instancias jerárquicas.
• Permite comparar los resultados obtenidos por diferentes puestos y obtener estadísticas mediante los resultados.
• Es la técnica más económica.
• Además, es el método que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes del puesto y cumplimentado con relativa rapidez, lo cual no ocurre en las demás técnicas.

Los inconvenientes que presenta son:

• El trabajador puede desvirtuar la realidad, siendo conveniente que el superior inmediato cumplimente igualmente el cuestionario, para verificar que la información es válida.
• Tiende a ser superficial en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.
• Para determinados puestos es difícil comprender y reflejar la realidad en el cuestionario, además de suponer una dificultad en la interpretación y respuesta por escrito en otros puestos.

* Entrevista

El analista entrevista a los trabajadores cuyo puesto quiere estudiar y a los mandos inmediatos, tanto de manera individual como colectiva. Supone una situación de interacción entre entrevistado y entrevistador.

Su finalidad consiste en recoger información de primera mano para poder comprender globalmente y documentar el contenido del puesto, siendo necesaria la cooperación total del entrevistado. Para ello, es imprescindible que el ocupante del puesto reciba información adecuada sobre el analista, el objetivo de sus preguntas y la importancia de la sinceridad y objetividad en las respuestas.

Las características de la técnica de la entrevista son:

• La recogida de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del puesto y con el superior, en la que se originan preguntas y respuestas verbales.
• La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.

Entre sus ventajas destacan:

• Hay un trato individualizado.
• Es una técnica más flexible y tiene una mayor fiabilidad y validación. Hay posibilidad de analizar y aclarar todos los datos.
• Esta técnica es la de mayor calidad, proporcionando un mayor rendimiento en el análisis, debido a la forma racional de reunir los datos.
• Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

Entre sus inconvenientes hay que mencionar los siguientes:

• Una entrevista mal orientada puede generar reacciones negativas, incomprensión o no aceptación de los objetivos.
• Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
• Es necesaria una formación y experiencia previa de los analistas, además de una importante inversión de tiempo y dinero.

Resulta especialmente útil en puestos de trabajo de determinado nivel de responsabilidad en la organización, con mayor contenido intelectual que manual, donde el método de observación directa no es aconsejable.

Otras técnicas de análisis del puesto de trabajo utilizadas son:

• Comités de Expertos: aunque costoso y lento, el método de recabar información a través de la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto, permite un alto grado de validez. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas, y también en aquellos casos de puestos de nueva creación.

• Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades diarias del empleado y de los tiempos empleados, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o bitácora de actividades diarias, constituye otra alternativa para la obtención de datos. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, al significar una inversión de tiempo considerable por parte del ocupante del puesto y no estar garantizada la objetividad.

En cualquier caso, independientemente de la técnica empleada, será necesario conocer dónde está situado el puesto dentro del organigrama, cuál es la razón de ser del puesto de trabajo, qué hace y en qué consiste lo que hace, lugar físico donde se desarrolla el trabajo, cuestiones sobre trabajo en equipo, medios de que dispone, condiciones de seguridad, influencia del puesto en los asuntos clave de la empresa y características esenciales para conseguir el máximo rendimiento.