Una vez realizado el Análisis de Tareas, y a partir de la información recogida, se define el puesto de trabajo en términos de contenido y alcance. Supone elaborar un listado con las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las relaciones jerárquicas que le condicionan, las condiciones de trabajo, las responsabilidades de supervisión, etc.

En consecuencia, implica agrupar datos referidos todos ellos al puesto de trabajo. Para llevar a cabo esta descripción pueden ser consideradas diversas categorías:

• Identificación del puesto de trabajo.
• Misión del puesto de trabajo.
• Relaciones.
• Responsabilidades y obligaciones.
• Autoridad.
• Estándares de desempeño.
• Condiciones de trabajo.

* Identificación del puesto de trabajo

La propia denominación del puesto es, sin duda, un componente siempre presente en la identificación del mismo. Es la primera forma de identificación, la más socorrida y, con frecuencia, la única. Su importancia se deriva de tres cuestiones:

• Genera ciertas tensiones psicológicas ya que la denominación del puesto conlleva connotaciones de estatus dentro de la organización.
• El título, en la medida de lo posible, debería ofrecer alguna indicación de las principales obligaciones que el puesto conlleva.
• Debe orientar sobre el nivel jerárquico relativo ocupado por su ocupante.

Además de la denominación del puesto, es necesario identificar: área a la que pertenece (departamento), retribución (estimada o real) y dedicación (tiempo parcial, completa, etc.).

* Misión del puesto

La misión del puesto de trabajo se presenta como un pequeño párrafo (no más de cinco líneas) en el cual se describe la esencia del puesto: la función o funciones más comunes, el output principal a que da lugar y el objetivo del puesto. En definitiva, permite clarificar la razón de ser del puesto de trabajo dentro de la organización.

* Relaciones

En este apartado se detallan las relaciones que, por el mero hecho de ocupar un puesto de trabajo, el titular ha de mantener. Estas relaciones pueden estar referidas tanto a actores internos (compañeros directos, superiores, empleados de otras unidades, subordinados, etc.), como a actores externos (proveedores, suministradores, clientes, entidades financieras, instituciones sociales, etc.).

* Responsabilidades y obligaciones

Normalmente este ítem es presentado bajo forma de listado en el cual se enumeran las principales tareas que entraña el puesto de trabajo en cuestión (tareas diarias, periódicas y ocasionales). También es frecuente que, tras cada tarea, aparezca un porcentaje que hace referencia a la cantidad de tiempo relativa que es invertida en el desempeño de cada una de ellas.

Constituye el corazón de la descripción del puesto de trabajo. Una de las aplicaciones es ofrecer al titular del puesto un completo y preciso conocimiento del contenido de su trabajo.

* Autoridad

En este apartado se hace alusión a los límites que pueden ser fijados respecto al poder en el proceso de toma de decisiones del que gozará el ocupante del puesto, incluyendo las responsabilidades de supervisión y las limitaciones presupuestarias que habrá de respetar.

* Estándares de desempeño

El análisis y descripción de puestos de trabajo permite el establecimiento de los niveles de desempeño aceptables o estándares de desempeño. Este sub-producto tiene dos propósitos fundamentales: ofrecer a los empleados pautas objetivas susceptibles de ser usadas para su retroalimentación y dotar a los supervisores y directivos de un instrumento imparcial para la medición o valoración del desempeño de sus subordinados.

* Condiciones de trabajo

Por último, es aconsejable presentar una relación de las principales características del ambiente físico en el que se ha de desenvolver el titular en el desempeño del puesto de trabajo, es decir:

• Esfuerzos físicos: se indicarán los movimientos ejecutados, la fuerza a aplicar, la duración del esfuerzo, etc. Asimismo, hay que describir los esfuerzos sensoriales e intelectuales.

• Ambiente de trabajo: se indicará lo penoso de la tarea y su peligrosidad. Habrá que especificar si el trabajo es o no a la intemperie y condiciones como la temperatura, humedad, ruidos, cambios de horario, etc. Estos factores pueden originar molestias y enfermedades en algunas personas que sean propensas, por lo que deben ser tenidas en cuenta en la selección.