X SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN
Seguimiento de cada acción formativa
Mediante el registro de datos se llevará a cabo el seguimiento de cada acción formativa, pero destacando la valoración del formador y la de los asistentes. A partir de los resultados de estas evaluaciones posteriores a las acciones formativas se pueden tomar medidas correctoras, si fueran necesarias.
Ejemplo:
Analizando las evaluaciones de una misma acción formativa que se ha impartido dos veces, se puede encontrar que los asistentes consideran, en su mayoría, que el segundo módulo no resulta aplicable a su entorno profesional, por ejemplo. O bien, que el quinto módulo es demasiado extenso y teórico. Con estas indicaciones se establecerán los cambios para las siguientes acciones similares.
En la figura 14 (página siguiente) se presenta un modelo de cuestionario de evaluación de la acción formativa para su cumplimentación por parte de los asistentes. Consta de nueve apartados, a los que se añade la opción de puntuar el curso y un espacio para incluir comentarios.
Evaluación del plan de formación
El seguimiento de cada acción formativa se realiza tanto durante su desarrollo como al final de la misma. El verdadero impacto, entendido como la transferencia de lo aprendido en una acción formativa al trabajo diario, sólo podrá ser medido y evaluado cuando haya pasado algún tiempo.
Se trata, además, de analizar qué repercusiones tiene esa transferencia de conocimientos adquiridos sobre el desempeño diario y, en la medida de lo posible, medirlo para analizar la rentabilidad de las acciones formativas. Si se pudiera realizar esta medición con todas las acciones del plan de formación, se podría analizar su verdadero impacto y su rentabilidad.
Fig. 14. Modelo de cuestionario de evaluación de la acción formativa
A la hora de hablar de evaluación de los resultados de la formación, es necesario establecer unos parámetros iniciales con anterioridad: consensuar la función del responsable de formación en la evaluación y los criterios que se manejarán en la evaluación.
La función del responsable de formación en la evaluación
En la evaluación de los resultados de los programas y acciones formativas emprendidos e implantados, resulta necesario volver la vista hacia el responsable de formación.
En realidad, a los responsables de formación se les exige cada vez con mayor intensidad y frecuencia, que la formación ofrezca un rendimiento sobre las inversiones efectuadas en su actividad. El planteamiento de la formación se debe asociar al de inversión rentable, para que los resultados corporativos y los objetivos departamentales mejoren.
Por tanto, los responsables de formación de las organizaciones necesitan ahora ser capaces de demostrar cómo se evalúa en términos financieros el proceso formativo. Pero, ¿cómo se consigue demostrar la utilidad de las inversiones en formación? ¿O el rendimiento de áreas como el trabajo de oficina, o en dirección de personas?
Criterios de evaluación
El criterio que se impone a los demás en la fase de evaluación de los resultados de formación es el que habla directamente sobre la utilidad de la misma. Si la formación contribuye a alcanzar los resultados requeridos, será una herramienta útil para el directivo; en caso contrario, se puede hacer hincapié en otras herramientas, técnicas y métodos.
El responsable de la formación no es el responsable de que las técnicas aprendidas se apliquen al trabajo a realizar, sino que esta responsabilidad recae sobre el responsable de línea, quien siempre es responsable de sus propios resultados y los de su área o unidad.
Si los resultados empresariales se miden en términos financieros y la formación contribuye a los resultados, entonces es práctica. Si la formación no contribuye a los objetivos financieros de la empresa, entonces carece de valor como herramienta directiva.
La formación, por otro lado, también puede medirse observando las modificaciones en el comportamiento o actitudes, pero éstas, al final, acaban repercutiendo sobre los resultados operativos, mensurables.
La evaluación de los resultados de los procesos formativos está de forma evidente muy vinculada a las necesidades de formación detectadas, en el sentido en que éstas hacen referencia a los problemas internos y a los objetivos a conseguir.
En otro momento de este tema, se subrayaba la necesidad de realizar una planificación previa a la implantación del proceso, en la que participaran altos directivos (director de línea, responsable de Recursos Humanos y responsable de formación), para llegar a un acuerdo sobre las necesidades globales de la empresa y los objetivos propios.
Lógicamente, si en la fase de identificar necesidades formativas, problemas e historial formativo de la empresa, éstas se perfilaron con exactitud, ahora, en la evaluación de resultados quedará patente que éstos son positivos y que son los requeridos. De manera inversa, el éxito en la detección de las necesidades quedará demostrado por la evidencia de resultados en el lugar de trabajo y la contribución de los mismos al éxito del departamento o de la organización.
Por resumirlo de forma visual, se presenta en la figura 15 (página siguiente), donde vuelven a estar presentes la fase de diagnóstico de necesidades y la orientación a objetivos.
Otro de los criterios a fijar previamente a la evaluación, hace referencia a las técnicas o conocimientos susceptibles de ser evaluados como resultado de formación.
Fig. 15. Vinculación entre el diagnóstico de necesidades y la evaluación de la formación
La mayor parte de los proyectos de formación emprendidos obedecen a la discrepancia o desacuerdo existente entre los resultados deseados y los resultados reales. Medir la desviación entre estos dos resultados es un problema. En el cado de una fábrica, se pueden medir unidades fabricadas; en el caso de ventas, las conseguidas frente a la previsión; pero en el caso del trabajo administrativo ¿cómo se mide con exactitud el rendimiento de las personas?
No resulta sencillo encontrar un conjunto de normas a las que respondan con exactitud los resultados. Esta valoración, a pesar de que se encuentra dentro del campo de la evaluación de los resultados formativos, entra también en el campo de la valoración de puestos de trabajo, evaluación de competencias y evaluación del desempeño.
En definitiva, en un plan de formación coherente, la fase de evaluación de resultados debe hacer referencia a las etapas anteriores del plan de formación, es decir, a los momentos de planificación y de detección de necesidades.
Además, antes de llegar a realizar la evaluación propiamente dicha, es conveniente prefijar los criterios que se valorarán, los cuales, para garantizar la coherencia y la adecuación del plan de formación a la empresa en la que se imparta, han de estar relacionados con las necesidades organizativas y los objetivos concretos en que éstas se traducen.
Redacción de un informe o memoria del plan de formación
Una vez los resultados hayan sido evaluados, y se haya logrado determinar el rendimiento del plan, y su capacidad de respuesta a las necesidades detectadas, llega el momento de presentar los resultados a los directivos de la empresa.
Se intenta con ello mantener la comunicación fluida entre el responsable de formación, la línea directiva y el responsable del plan de formación.
En la presentación de los resultados conviene integrar las conclusiones que se han ido extrayendo tras el desarrollo de las dos etapas anteriores, es decir, los resultados de cada acción concreta y los resultados globales y su repercusión sobre el rendimiento de la empresa.
Un informe realista debería contener un resumen o memoria de la visión de los participantes en las acciones formativas junto a otros apartados: incidencias, sugerencias para próximo planes, etc. Otro de los apartados que debe ser convenientemente reflejado es el del detalle presupuestario: gastos reales incurridos y desviaciones respecto a las previsiones efectuadas.
El momento de presentación de resultados sobre programas y acciones formativas, por las consecuencias que arrastra a nivel de implicación del estrato directivo de la empresa, es conveniente realizarla en diversos momentos: tanto en una etapa intermedia, que detalle el estado de avance del plan trimestral o cuatrimestralmente, como al final del período.
Desde la perspectiva del responsable de desarrollar este plan de formación, es importante recordar que esta constante retroalimentación que conlleva la comunicación de resultados, puede desvelar nuevas necesidades formativas. Es decir, se pueden detectar problemas que evidencien la necesidad de cambiar de enfoque con la intención de hacer plenamente efectivo el alcance del plan.
La comunicación de resultados tiene consecuencias positivas, no sólo para el óptimo desarrollo del plan, sino también para fomentar la aceptación del mismo entre empleados y directivos. Esta comunicación puede constituir un canal de enlace entre el estrato directivo y el de empleados.
Fig. 16. La comunicación de resultados
Ésta es una de las múltiples derivaciones que aporta la formación en las empresas, cumpliendo su función de motivación cuando sirve como canal de comunicación entre la línea directiva y la plantilla.
Por un lado, transmite a la plantilla una formación diseñada, precisamente para mejorar sus habilidades y su cualificación, con mensajes corporativos e información sobre los objetivos de la empresa, lo que acerca la dirección a la plantilla. Por otro lado, la dirección recibe las sugerencias y escucha los problemas de la plantilla, los cuales quedan recogidos en el informe sobre los resultados de la implantación del plan.
Debido a esta circunstancia, es más que posible que el rendimiento de los trabajadores se acentúe, siendo éste inicialmente uno de los objetivos que la empresa persigue a la hora de decidir sobre la formación de su plantilla.
