DIGITALIZACION DE LA INFORMACION
Gestionar de manera efectiva la información y datos sobre los procesos, así como mantener una óptima organización de fichas, es clave a la hora de ser eficientes y productivos también desde dentro del departamento de Recursos Humanos, tanto para visualizar y localizar como para poder suprimir y cumplir las normas de la LOPD en cuanto a seguridad y confidencialidad.
Como en todo sistema de gestión existen muchos medios para archivar y manejar contenidos, que no es lo mismo que un buen control de datos, pues los temarios, formularios, argumentarios, planificaciones, formaciones y documentación formativa deben estar en otro orden de prioridades y espacios para manejo exclusivo de responsables de estas áreas.
La información sobre los candidatos, resultados de entrevistas, datos personales etc, es material confidencial, como lo serian las fichas de un despacho de psicólogos, y así debe tratarse, además de con eficiencia y rapidez, con máxima seguridad.
Por más seguridad no debemos perder autonomía y agilidad, aquí es donde los soportes informáticos nos dan la ventaja, desechando el papel como medio tanto de uso como archivo de este tipo de información.
Y sin embargo, ¿cuántas veces has rellenado una solicitud o ficha en papel? Parece mentira pero la mayoría de departamentos aún guardan infinidad de material en papel, no puede ser tan difícil pasar a formatos digitales y actualizar las fichas, al menos de personal interno, externo o manejado, es un período de mentalización que los directores deben ya dar por cerrado.
Sobre todo una vez dentro de la empresa cualquier contrato, cambio o actualización de condiciones y propuestas u ofertas internas, van en papel sellado y firmado.
El proceso de legalización de firmas digitales, por ejemplo, es algo complicado, pero hay muchas maneras de CONFIRMAR una información recibida o emitida, por mail, CRM, etc.
No es necesario seguir pasando circulares firmadas, basta con un recibido en el mail para que un documento sea considerado legalmente leído. De acuerdo que hay mil excepciones, pues vayamos poco a poco concretando en cada caso el proceso correcto de DIGITALIZACION DE LA CONFIRMACION DE LECTURA, que los hay.
Parece lento e incluso a veces costoso, pero ¿CUÁNDO VAMOS A EMPEZAR?
NO ES TAN DIFICIL, desgrapar y escanear…
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