¿Cómo cambia la gestión de proyectos con un ERP?

¿Cómo cambia la gestión de proyectos con un ERP?

No os podéis ni imaginar lo que me ha cambiado la vida desde que en la empresa implantamos un sistema de Enterprise Resource Planning, o más conocido como ERP.

Sólo puedo decir que se produjo un antes y un después no sólo en el plano profesional, sino también en el personal.

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Software a medida

Un día, la Dirección nos sorprendió con la comunicación de que se iba a crear un software de gestión a medida con diferentes módulos que diesen cobertura a los distintos departamentos que conformábamos la empresa.

Se trataba de un aplicativo informático cuyos objetivos principales abarcaban:

  • La organización.
  • Estandarización.
  • Administración de procesos y datos.
  • Gestión integral de proyectos.

Con gran acierto, la Dirección nos animó a participar en el proceso de diseño, justificando que al fin y al cabo nosotros mismos seríamos los principales usuarios.

Tengo que confesar que de primeras pensé ¿y qué es eso de una aplicación informática de gestión?, ¿para qué me va a servir?, ¿cómo puedo ayudarles a crearla?, ¿supondrá mucho trabajo?, ¿de dónde voy a quitar el tiempo para no desatender mis otras tareas?.

Enseguida me di cuenta que el conocimiento y experiencia que iba adquirir junto con la motivación de estar trabajando en algo completamente novedoso para aquel entonces (no dejaba de ser una innovación para la empresa), valdría el esfuerzo.

Cambio de cultura organizacional

No obstante, no todo el personal estaba preparado para el cambio de cultura organizacional requerido para la implementación del software.

De inicio surgieron algunas trabas derivadas de factores ambientales tales como:

  • La falta de interés de los escépticos a las nuevas tecnologías.
  • La oposición de aquellos que no querían cambiar su sistema de trabajo.
  • La marcha del informático contratado inicialmente para elaborar el ERP.

Sin embargo, gracias a una buena gestión de los interesados (de aquellas yo desconocía lo que era un stakeholder), el proyecto salió adelante con éxito.

Puedo decir con mucho orgullo que uno de los primeros módulos que se desarrolló fue el de mi Departamento.

El proceso de implantación de un ERP

El compromiso que adquirí con el proyecto tanto en su fase de diseño, como en la fase de producción y pruebas fue total y en gran medida debido a que me hicieron sentir parte del mismo, en este sentido, puedo decir que la motivación fue un factor clave.

En todo momento se me consultó sobre qué funcionalidades necesitaría para realizar mi trabajo, qué información relevante me gustaría extraer y analizar de forma sencilla (informes, indicadores etc.), qué documentación querría almacenar o cómo me gustaría realizar las búsquedas de la información, entre otras cuestiones.

Toda la fase de diseño del módulo de mi área de trabajo me obligó a reflexionar sobre los conocimientos, herramientas y procesos que de forma rutinaria yo aplicaba en el día a día de mi quehacer, lo cual que me ayudó a poner en orden y consolidar mi conocimiento y procedimiento de trabajo.

Pero no tardaría en llegar la parte más dura cuando hubo que comenzar a incorporar toda la información base que permitiera comenzar a trabajar con el aplicativo.

Muchas horas se invirtieron escaneando documentación, dando de alta a proveedores y clientes, creando inventarios y toda la información histórica necesaria para llevar a cabo todos los procesos que tradicionalmente se venían haciendo de forma manual.

Aun así, el resultado y los beneficios a corto y largo plazo compensarían con creces todo el tiempo invertido. Se habían acabado los apuros y el estrés que suponía el que tu jefe te pidiera conocer una comparativa del número de contratos que se habían firmado en los últimos 5 años o la facturación alcanzada por el departamento con cada cliente, etc.

Beneficios de un Enterprise Resource Planning

Toda esa información a partir de ese momento se podía obtener “con un simple click”. Las prestaciones que el ERP ofrece, para mí son valiosísimas tanto a nivel profesional como personal.

Por ejemplo, si un día te pones enfermo y no puedes acudir al trabajo o simplemente necesitas salir antes para recoger a tu hijo en el colegio, no tienes por qué sentirte mal y desatender tus tareas, puesto que el ERP te permite acceso remoto desde cualquier lugar con tus credenciales.

Así, el ERP facilita el trabajo en red fomentando el teletrabajo. Podría interpretarse en parte como un pequeño avance en la conciliación de la vida laboral y familiar ¿tú qué opinas?.

Por último, me gustaría cerrar el post con una frase célebre de Vincent Van Gogh muy apropiada para la ocasión:

¿Qué sería de la vida, si no tuviéramos el valor de intentar algo nuevo?”.

Pues eso, hay que echarle valor y mantener una actitud siempre proactiva ya que de los errores siempre se aprende y de todas las experiencias se sacan partes positivas.

Yo me aplico el cuento y ya empiezo a soñar con el siguiente paso, la implantación de un Customer Relationship Management.

¿Cómo cambia la gestión de proyectos con un ERP?

 

María Barbeito Gómez, alumna del Master Project Management de IMF Business School y Gestor de Estudios Clínicos en Fundación Profesor Novoa Santos.

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¿Cómo cambia la gestión de proyectos con un ERP?

La implantación de un sistema de Enterprise Resource Planning o ERP en las empresas, la gestión de proyectos y la vida de los empleados cambia.